понятие электронного документооборота

Во время проектирования или внедрения информационных систем, в которых происходит электронный документооборот в организации, т.е. создание и обращение электронных документов, необходимо осуществлять планирование жизненного цикла электронных документов.

Электронные документы в течении всего жизненного цикла имеют реквизиты, позволяющие их однозначно идентифицировать.

Подлинность электронных документов должна быть удостоверена.

Электронные документы должен быть защищены от несанкционированного доступа к содержащейся информации, преднамеренного или случайного изменения или уничтожения.

Электронные документы, созданные в соответствии с требованиями проектной документации оформляются согласно действующим ТНПА.

Электронные документы, вышедшие из обращения, хранятся в ведомственном архиве или в службе, выполняющей роль ведомственного архива.

Для выбора электронных документов на хранение в архиве проводится экспертиза ценности. По истечению срока хранения в архиве электронного документооборота организации уничтожаются электронные документы с временным сроком хранения, электронные документы постоянного срока хранения передаются в госархив.

Планирование жизненного цикла электронных документов

Планирование жизненного цикла документа в электронном документообороте организации предусматривает определение требований к электронному документу, при соблюдении которых данные электронные документы будут доступны и воспроизводимы на всех этапах жизненного цикла.

Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с госорганом по делопроизводству и архивам.

В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:

  • специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;
  • специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;
  • специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.

Процесс планирования включает:

  • установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;
  • классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;
  • предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;
  • разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);
  • определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;
  • установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;
  • определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;
  • определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;
  • определение порядка передачи электронных документов на государственное хранение.

390 просмотров

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Метки: ,
Опубликовано в электронный документ
7 комментариев на “понятие электронного документооборота
  1. Alena:

    Электронные документы очень облегчают работу.

  2. isherim:

    Считаю, что электронный документооборот в наше время это как миниму необходимость любой организации имеющей правило согласования множеством служб внутри этого предприятия. Со сторонними организациями немного сложнее и требуется более серьёздный подход в организации этой системы.

  3. Наталья:

    Мне кажется,что можно даже обычные документы сканировать и хранить в электронном виде,ведь это гораздо удобнее.Главное,чтобы в организации был разработан подробный регламент создания архива ххэлектронных документов.

  4. Роман:

    Не просто облегчают но и исключают использование совершенно бесполезных бумажных архивов! В наше время свободное пространство это большая экономия!

  5. actapta:

    Все разложено по полкам и разъяснено очень доступно, прочитав все требования к электронному документообороту,невольно сравниваю с идентичной системой применяемой на нашем предприятии. Требования к внедрению системы электронного документооборота назрело из реалий самого времени, ведь это уже просто анахронизм вести документооборот на бумажных носителях, но с другой стороны система должна быть очень надежна и иметь несколько ступеней защиты от случайного или преднамеренного ее уничтожения.

  6. Я работаю в отделе кадров, естественно мы все перешли на электронное делопроизводство, все это связано с бухгалтерией. Удобно, не спорю. Но не могу сказать, что бумаг стало меньше.И вот как-то была авария, и отключили свет. Так целый день никто не мог работать, так как все связанно с компьютером.

    • madcash:

      У нас бумаг стало больше, да и удобства никакого. Систему внедрили не для автоматизации, а для контроля.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

*

Срочно требуются агенты

Удаленная работа по контракту агентом коллцентра или службы поддержки. Английский язык и высоскоростной доступ в Интернет обязательно.


Подписка на madcash.ru