реквизиты электронных документов

электронный документооборот

Понятие электронного документооборота

Во время проектирования или внедрения информационных систем, в которых происходит электронный документооборот в организации, то есть создание и обращение электронных документов, необходимо осуществлять планирование жизненного цикла электронных документов.

  • Электронные документы в течении всего жизненного цикла имеют реквизиты, позволяющие их однозначно идентифицировать.
  • Подлинность электронных документов должна быть удостоверена.
  • Электронные документы должен быть защищены от несанкционированного доступа к содержащейся информации, преднамеренного или случайного изменения или уничтожения.
  • Электронные документы, созданные в соответствии с требованиями проектной документации оформляются согласно действующим ТНПА.
  • Электронные документы, вышедшие из обращения, хранятся в ведомственном архиве или в службе, выполняющей роль ведомственного архива.

Для выбора электронных документов на хранение в архиве проводится экспертиза ценности. По истечению срока хранения в архиве электронного документооборота организации уничтожаются электронные документы с временным сроком хранения, электронные документы постоянного срока хранения передаются в госархив.

Планирование жизненного цикла электронных документов

Планирование жизненного цикла документа в электронном документообороте организации предусматривает определение требований к электронному документу, при соблюдении которых данные электронные документы будут доступны и воспроизводимы на всех этапах жизненного цикла.

Планирование осуществляется в соответствии с перечнем типовых электронных документов, образующихся в результате деятельности организации. Перечень необходимо согласовать с госорганом по делопроизводству и архивам.

В процессе планирования электронного документооборота должны принимать участие:

  • специалисты по информационным вычислительным системам, в которых происходит электронный документооборот: создание и/или обращение электронных документов;
  • специалисты службы стандартизации и ответственные за хранение электронных документов в организации;
  • специалисты госоргана по делопроизводству и архивам или уполномоченной организации.

Процесс планирования включает:

  • установление процедуры согласования, утверждения и регистрации каждого вида электронного документа, включая выработку электронной цифровой подписи;
  • классификацию электронных документов в соответствии с перечнем типовых электронных документов и установление сроков их хранения;
  • предварительную экспертизу ценности видов электронных документов в соответствии с классификацией и составление перечня электронных документов постоянного срока хранения;
  • разработку требований защиты электронных документов и определение процедуры доступа к ним (в соответствии со сроками хранения);
  • определение процедуры резервного копирования и хранения резервных копий электронных документов;
  • установление процедуры хранения, внесения изменений и тиражирования электронных документов, а также уничтожения электронных документов, не подлежащих постоянному хранению;
  • определение процедур передачи электронных документов на ведомственное хранение и создания сопроводительных документов, согласование форматов данных электронных документов и дополнительных реквизитов информационно-поисковых характеристик;
  • определение порядка ведомственного хранения электронных документов с различными сроками хранения;
  • определение порядка передачи электронных документов на государственное хранение.

Реквизиты электронных документов

Для идентификации при работа с электронными документами используются следующие реквизиты:

  • наименование и обозначение документа;
  • дата и время создания, последующего утверждения и последнего изменения;
  • данные о создателях;
  • данные о защите электронного документа;
  • данные о средствах электронной цифровой подписи или средствах хэширования, необходимых для проверки контрольной характеристики или электронной цифровой подписи электронного документа;
  • данные о программных и технических средствах, требуемых для воспроизведения электронного документа;
  • данные о составе электронного документа.

Датой (временем) создания электронного документа принимается дата и время записи на носитель окончательной версии электронного документа. Датой (временем) изменения электронного документа принимается дата записи на носитель измененной части электронного документа.

Обозначения электронного документа присваиваются организацией-разработчиком в соответствии требованиям нормативных документов.

Для идентификации сменного носителя при работе с электронными документами используется этикетка. Этикетка содержит обязательные данные: имя владельца, номер и идентификатор сменного носителя, даты и время записи на данный носитель. На этикетке могут быть и другие сведения: наименование электронного документа, идентификатор справочного или головного файла и др. Размеры этикетки зависят от типа носителя.

Удостоверение подлинности электронного документа

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется удостоверяющего листа или посредством электронной цифровой подписи.

Для удостоверения подлинности электронного документа посредством электронной цифровой подписи применяются процедуры производства и проверки электронной цифровой подписи. Лицо, создавшее электронные документы, удостоверяет их путем выработки электронной цифровой подписи по данным, составляющим электронные документы, с применением личного ключа подписи. При проверке достоверности электронной цифровой подписи используется открытый ключ, принадлежащий лицу, который удостоверил электронные документы.

Бумажный удостоверяющий лист должен содержать:

  • обозначение электронного документа;
  • даты (время) создания, утверждения электронного документа и последнего изменения;
  • контрольные характеристики электронного документа или их  составляющих частей;
  • подписи лиц, ответственных за разработку, производство, согласование, утверждение, нормоконтроль электронного документа, а также печать.

На стадии обращения функции удостоверяющего листа может выполнять копия электронного документа на бумаге, заверенная лицами, ответственными за разработку, изготовление, согласование и утверждение электронного документа, и печатью.

Какие реквизиты электронных документов вы используете в своей работе?

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (9 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...
Метки: , ,
5 комментариев на “реквизиты электронных документов
  1. Машулик:

    К сожалению, сегодня не так часто пользуются электронными документами, а зря. На самом деле это очень удобно и позволяет избавиться от многих неудобств и трудностей, связанных с очередями и т. п. Мне кажется, нужно прогрессировать и отказываться от обычных, вечно теряющихся бумажек.

  2. Andr:

    За электронными документами будущее, много отчетов в контролирующие органы уже можно подавать в электронном виде. Это быстро и удобно, при этом не нужно стоять в очередях. В Украине налоговая выдает электронные подписи бесплатно.

    • Антон:

      Хотелось бы слегка поправить респондента. Налоговая не выдает электронные подписи, а насаждает свои электронные ключи, не очень интересуясь, есть ли у организации интернет и прочие условности которые, как говорится, шерифа не интересуют, проблемы индейцев. И уточняю. Время добровольного обретения электронного ключа понемногу уходит. Программы из бесплатных потихоньку становятся платными, а страдать за эти ноу-хау будет простой бухгалтер.

  3. Аон:

    В стране, где 70 процентов не знают, как подойти к компьютеру насаждается любовь к электронному документу карающими органами (налоговая, пенсионный и т.д.). Тут я думаю, вопросы не уместны. Полюбят все. Но как в этом бардаке разобраться. То сервер налоговой стал, а сроки по отчетам никто не отменял. Сервер же пенсионного фонда вообще показывает чудеса скорости обработки не самого документа, а ответа на отправку. В сутки редко укладывается. И мы хотим куда-то двигаться. Топтание на месте не больше.

  4. gambrinus:

    В банках тоже есть електронные ключи для использования интернет банкинга. Но что, если ключь попадет в руки мошенника. Безопасность тоже не гарантирована. По моему мнению лучше испольнозать простые документы которые ручкой заполняют и печятьем.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

*