хранение и защита электронных документов

электронный документооборотаХранение и учет электронных документов в подведомственном архиве

Порядок хранения, учета и уничтожения электронных документов и утилизации носителей определяется организацией, хранящей электронные документы, и согласовывается с государственным органом по делопроизводству и архивам.

Ведомственный архив хранит электронные документы в специализированном хранилище или в выделенных помещениях длительного хранения информации. В регламенте работ ведомственного архива предусматривается резервирование копий электронных документов, которые хранятся отдельно от исходных электронных документов.

Руководством предприятия назначается лицо ответственное за обеспечение сохранности электронных документов.

Форматы электронных документов должны обеспечивать доступ к электронным документам, их распространение, воспроизведение и сохранение во времени. Для электронных документов с постоянным сроком хранения используются форматы файлов, согласованные с госархивом. В обратном случае электронные документы преобразовываются в необходимый формат к моменту передачи в госархив.

В хранилище или выделенных помещениях необходимо соблюдать правила пожарной безопасности.

Основными параметрами, определяющими качество надежности хранения носителей информации в подведомственном архиве, являются:

  • загрязненность воздушной среды;
  • относительная влажность воздушной среды;
  • температурные характеристики хранения;
  • воздействие электромагнитных полей;
  • время хранения носителей до необходимой перезаписи информации.

Значения параметров окружающей среды определяются нормативной документацией на носители.

Передача электронных документов в госархив

На государственное хранение передаются электронные документы, в составе «Перечня электронных документов с постоянным сроком хранения».

Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется комиссией специалистов ведомственного архива и госархива согласно графика и требований госархива.

В госархив принимаются электронные документы, в виде одного или нескольких файлов, на машинных носителях разных типов. Форматы файлов и типы носителей информации должны соответствовать требованиям госархива и обеспечивать доступ к электронным документам и их воспроизведение. В отдельных случаях принимаются электронные документы с программными средствами воспроизведения электронных документов.

Электронные документы передаются в госархив согласно описи с соответствующими сопроводительными документами. Сопроводительные документы описывают электронные документы и подтверждать их подлинность.

Сопроводительные документы включают в себя:

  • удостоверяющий лист или карточку открытого ключа подписи (при отсутствии электронной цифровой подписи);
  • ведомость машинного носителя;
  • информационно-поисковые характеристики.

Ведомость машинного носителя содержит сведения о носителе и составе файлов электронного документа, записанных на носителе.

Информационно-поисковая характеристика содержит:

  • наименование и обозначение документа;
  • даты и время создания, утверждения и последнего изменения;
  • данные о создателях;
  • данные о защите электронного документа;
  • данные о средствах хэширования или электронной цифровой подписи электронного документа;
  • данные о файлах электронного документа (имена, форматы, типы, контрольные характеристики);
  • данные о программных и технических средствах, необходимых для воcпроизведения электронного документа.

Электронные документы передаются в госархив с сопроводительным письмом в котором приводится перечень описей информационно-поисковых характеристик носителей, ведомостей носителей и ссылка на удостоверяющий лист.

В госархиве производится перезапись электронного документа с носителей организации на носители архива.

При передаче электронного документа в госархив должностные лица госархива осуществляют контроль комплектности и подлинности электронного документа в соответствии с сопроводительными документами. Электронные документы, не прошедшие контроль возвращаются в ведомственный архив.

Порядок приема, учета и хранения электронных документов в госархиве регламентируется методическими и нормативными документами госоргана по делопроизводству и архивам.

В госархиве должна обеспечиваться защита прав собственности на информацию.

Для учета и идентификации электронного документа в госархиве используется архивный шифр электронного документа.

Защита электронных документов

Для предотвращения утраты, хищения, искажения или подделки электронного документа, а также других несанкционированных действий по их модификации, уничтожению, копированию владельцы, собственники и пользователи электронных документов осуществляют программно-технические и организационные мероприятия для защиты электронных документов.

Объектами защиты помимо самих электронных документов являются их реквизиты и электронная цифровая подпись.

Применяются средства защиты электронного документа сертифицированные уполномоченными органами в соответствии с требованиями по защите информации.

Защита самих электронных документов не исключает кражи текстового или графического контента, или идеи. Перед опубликованием материала в Интернете стоит сообщить об этом Яндексу в специальной форме Яндекс.Вебмастер. Доступно для материала от 2 до 32 тыс. знаков и для сайтов с ТИЦ более 10. Так же необходима регистрация логотипа перед проведением рекламной компании в интернете.

Защиту идей могут обеспечить оформленные патенты на изобретения, полезные модели или товарные образцы.

Порядок внесения изменений

  • Изменения могут вноситься в электронный документ только на стадиях создания и обращения.
  • Изменения в электронный документ вносятся согласно НД на эти виды документов.
  • Изменение в электронный документ осуществляется заменой документа или его части.
  • При замене электронных документов в целом изменяемые электронные документы аннулируют.
  • При любых изменениях электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, изменяемые электронные документы.
  • При изменениях частей электронных документов должен составляться новый удостоверяющий лист. Прежний удостоверяющий лист при этом должен сохраняться.
  • Все изменения электронных документов подлежат учету и регистрации.
  • Изменения в электронные документы вносятся службами организации, отвечающими за разработку или сопровождение информационных вычислительных систем, в которых осуществляется создание электронных документов.

1 043 просмотров

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (9 оценок, среднее: 4,89 из 5)
Загрузка...
Метки: , ,
6 комментариев на “хранение и защита электронных документов
  1. virusia:

    Самой большой проблемой при хранении электронных документов есть устаревание носителей информации и програмного обеспечения для считывания такой информации. Поэтому рекомендуют каждые 10-15 лет перезаписывать хранимую информацию, так как считают, что именно такой период существует то или иное ПО.

  2. Andr:

    Хранение электронных документов и баз данных возмохно только на электронных носителях, которые в свою очередь разделяются на носители для многоразовой и одноразовой записи. Многие предприятия предпочитают дублировать записи электронных документов и баз, страхуясь от возможной потери информации.

  3. andrey1810:

    Хотелось бы увидеть такой электронный архив на районном уровне. Мне так кажется, эта статья откуда-то с Запада к нам перекочевала. Американцы на бумаге уже давно не хранят, еще до глобальной компьютеризации они свою документацию перевели на микрофильмы. Чем очень гордились. В 80-х годах прошлого века я читал о том, как они перевели на микрофильмы документацию авианосца по моему «Энтерпрайз» и уместили все в одной комнате то, что раньше умещалось в 6 железнодорожных вагонах. Представляю куда теперь, все это уместится. Так что все стареет и меняется, но мы не торопимся у нас и сейчас все в архивах, как и сто лет назад.

    • madcash:

      В нашем отставании есть плюсы: нам не пришлось все переводить на микрофильмы, разматывать миллионы километров проводов для Интернета — используем следующие технологические шаги — радио связь. Это, на самом деле, огромная экономия. Первопроходцы всегда вынуждены учиться на своих ошибках.

  4. ipod77a:

    Добрый совет! Никогда не храните электронные документы только на одном носителе. На сегодняшний день существует множество виртуальных хранилищ данных, которые стоят не дорого, но в совокупности могут дать очень неплохую вероятность сохранности файла. Самое главное определиться со стоимостью информации. Не всегда сохранность информации покрывает ее стоимость. В свою очередь есть одна особенность, идеального носителя для хранения информации не существует, да и с развитием нанотехнологий никогда не будет. Поэтому за виртуальными хранилищами будущее.

  5. Сергей Рива:

    Согласен с первым комментарием ведь носители меняются и приборы. которые считываются тоже меняются так что архивное дело, по моему никогда не устареет. А вот переписывать стоит даже для истории, ведь в наш век столько открытий и для потомком будет интересно как мы жили. Важные документы особенно приватизационные обязательно да и родственные деревья тоже надо хранить в таких архивах.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

*